Kaiolarrak aldatzen ari dira. Orain arte, lekua txukun mantendu, garbitu eta ordenatu. Hortik ekin diogu. Baina dagoeneko hau ez da nahikoa. Itxura aldaketa behar dute Artxiboek, estruktura berriak sortzea, erabiliko ez duguna botatzea eta garai berrietarako egokitzapen elektronikoak gauzatzea. Gure kaiolarrek modernizazioa eskatzen digute gero eta gehiago. Eta nola ez, baita garai honetan hainbeste entzuten dugun digitalizazioa ere.

Honela ba, aurten Udal Artxiboetan egindako lana benetan oparoa izan da. Gero eta herri gehiago dira gurekin lan egitera animatzen direnak, bai. Baina ez diogu horregatik bakarrik. Oparoa izan da emaitzak benetan interesgarriak izan direlako.  Gipuzkoako artxibo zerbitzuen eta artxibozainen inguruko ikuspuntua aldatzen ari dela somatzen dugu. Behar berriak daude, lege berriak, eta hauei egokitzeko lanetan ezinbestekoak dira artxibozainak eta hainbeste urtetan metatutako espedienteen kudeaketaren inguruko ezagutza. Udal langileak informazio elektronikora egokitzen ari dira eta honen kudeaketa garatu eta sustatzeko lan taldeen sorrera ezinbestekoa dela garbi dute: teknikari, informatiko, artxibozain… Elkarlanak izan behar du aro berri honen zutabe nagusietako bat: informatikoek aplikazioa ezagutzen dute, teknikariek beren espedienteak kudetzeko beharrak ezagutzen dituzte, artixbozainek espedienteak eta beren antolaketa ezagutzen dute. Izan ere, urteak eta urteak daramatzate lan hau paperezko espedienteekin egiten eta estruktura eta ezagutza guztiz barneratuta dute.

Aldaketa hau ez dugu bakarrik kontratu berrietan somatu, baita “gure” betiko Artxiboetan ere. Eguneroko  artxibozain lanak, papereko espedienteekin egiten direnak, egiten jarraitu dugu noski. Transferentziak jaso, espedienteak garbitu, aplikazioan deskribatu, kustodiatu, kontsultak artatu… Baina eguneroko lanak aldatzen ari da. Artxibo sistemaren egoeraren diagnosia, xahuketa eta administrazio elektronikoaren inguruko beharrak zabaldu eta sakontzen ari gara. Zalantzak ugariak dira. Agian, eguneroko lanak menperatuta ditugula ikusita gehiago eskaini dezakegula ulertuta. Agian, mundu berriaren beharrei erantzuna bilatzeko gugan konfidantza jarrita. Gehienak dira arlo horietan sakontzeko eskatu diguten Udalak. Eta hauetako batzuetan ere, elkarlanean jarri gara udal langileekin batera administrazio elektronikoari bultzada emateko asmoz. Asko dira egin beharreko lanak: prozedurak identifikatzea, antolatzea, plantilak sortzea, baimenak garatzea, metadatuak sortzea, artxibo elektronikoa prestatzea…

Aurreko paragrafoan esan bezala, administrazio elektronikoa garatzeko pausuez gain beste lan “berri” batzuek ere eskatu zaizkigu. Batetik, xahuketak egiteko beharrak hazi dira. Paperean sortutako edukiek Udalak goraino bete baitituzte. Pilaketa itzelak daude non-nahi eta honek itolarri sentsazioa areagotzen du. Xahuketa lan handiak eskatu eta egin dira. Baina ez edonola, dagoeneko definituta dauden prozedurak eta araudiak jarraituta egin dugu lan. Ehundaka metro izan dira aurten xahutu edo xahutzeko prest utzi ditugunak. Izan ere, papera desagertzear dagoen arren oraindik bulegoak gainezka daude. Honela, espediente itxi berriak jasotzeko Artxiboek behar duten lekua prestatu dugu. Baina bestetik, Udalek duten Artxibo Sistemaren egoeraren diagnosiek ere garrantzi berezia izan dute. Dokumentazioaren gaineko kontrola ez galtzeko Artxibo Sistema sendo bat sortzeko asmoz diagnosiak egin ditugu hainbat herritan: bertan dauden beharrak, hobetzeko proposamenak, dokumentuen ibilbideak sortzen diren unetik definitzea…izan dira egindako lan batzuek.

Honela ba, dagoeneko harro  esan dezakegu ez garela bakarrik artxibozainak, informazio eta espediente kudeatzaileak ere bagara.