Berri honen bidez, artxibozainen beste lanetako bat plazaratu nahi dugu, beti ere dokumentuen kontserbazioa helburu delarik. Behin baino gehiagotan esan bezala, Udal Artxiboetan teknikariek euren egunerokotasunean sortzen eta ixten dituzten espediente administratiboak gordetzen dira. Hauek milaka zenbatu ditzakegu eta logikoa den bezala, udaletxeetan ez dago toki fisikorik Udal batek bere bizitza osoan zehar sortu dituen espediente guztiak gordetzeko. Asteasuko artxiboaren kasuan, fondo historiko aberats eta garrantzitsua gordetzen dugu gainera, eta nahiz eta idatzizko ondare kultural hau gordetzea oso positiboa den, ordainetan artxibo gelan tokia behar du. Horrela gauzak, Asteasuko Artxiboko gela ia guztiz beteta dago dagoeneko eta leku falta arazo larri bihurtzeko zorian dago. Hala eta guztiz ere, honek badu irtenbiderik, izan ere, artxibo sistema bat ezartzearekin bat dator toki berria egitea. Helburu hau xahuketaren bidez lortzen da, eta horrelako prozesu bat eraman nahi dugu aurrera Asteasun datozen hilabeteetan.

Xahuketa bat zer den azaltzeko, dokumentuen kontserbaziorako eta deuseztapenerako hautaketa prozesu bat dela esan dezakegu. Xahuketa baten helburua dokumentuak suntsitzea izango da. Prozesua amaitzen denean suntsitutako dokumentuak betirako desagertuko dira, horregatik metodologia bat jarraituz arreta handiz egin beharreko lana dugu hau. Ezin dira espedienteak nolanahi deuseztatu, baina era berean, egin beharreko lan bat da. Horretarako eragile desberdinek parte hartzen duten batzorde bereziak osatzen dira eta hauen esku egongo da serie desberdinen balorazioak egitea. Dokumentuek maila desberdinetako balioak dituzte, hau da, sortuak izan zirenean balio zehatz bat edukiko zuten baina espedientea ixtean balio hori galdu eta bigarren mailako bat duten hala ez baloratu behar da. Beste hitz batzuk erabiliz, espedienteek etorkizunean balio informatibo edo historikoa badute, betirako gordeko dira, bestela, xahuketa bidez aterako dira artxibotik. Balorazio hauek dira batzorde berezi horiek aztertu eta ezartzen dituztenak, eta horiekin batera, espedienteak zenbait denboraz gorde behar diren ere xedatzen dute. Beraz, balorazioekin batera hautaketa eta xahuketa taula osatuko dute eta kontserbazio epeak ere ezarriko dituzte. Horrela, artxiboetako langileek xahuketa bat aurrera eraman nahi dutenean, balorazio horietan ezarritako irizpideak jarraituz egin ahal izango dute. Euskal Herrian, Eusko Jaurlaritzaren organo bezala DOBAUBA dugu, Dokumentuak Balioesteko eta Aukeratzeko Batzordea, alegia. DOBAUBAren sorrera azaroaren 21eko 232/2000 Dekretuan, Artxibo Zerbitzuetako Araudia eta Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazio Ondarea erregulatzeko arauak onartzen dituen dekretuan zehazten da, bertan bere betebeharrak eta funtzioak arautzen direlarik.

Xahutzeko den dokumentazioa Artxibotik ateratzen denean, paper suntsiketa bermatzen duen enpresa batera eramango da, eta honek, prozesua egokia izan dela ziurtatzen duen agiri bat sortuko du. Modu horretan, beste gauza batzuen artean, datu pertsonalen babesa bermatuko da.

Asteasuko Udal Artxiboan 2018 urte honetan aurrera eraman nahi dugun xahuketa prozesu hau beraz, DOBAUBAk ezarritako irizpideak jarraituz egingo dugu, beti ere prozesu guztiaren erregistro eta kontrol zehatza bermatuz, gardentasunez. Azken finean, Administrazio publikoak sortutako informazioaren zentzuzko kudeaketa da xahuketa.

Amaia Mendizabal