Artxibistikaren esparruan, post-ita dokumentuak antolatzeko, identifikatzeko, sailkatzeko eta deskribatzeko prozesuetan erabiltzen den baliabide osagarria da. Bere erabilera oso praktikoa izan daiteke behin-behineko lan-testuinguruetan; esaterako, dokumentuak, karpetak edo kaxak identifikatzerako orduan; gorabeherak edo egiaztatu beharreko gaiak adierazteko; dokumentazioa ordenatzen laguntzeko; edo txertatu beharreko informazioa nabarmentzeko. Nahiz eta artxiboko langileek mota horretako oharrak erabil ditzaketen behin-behineko izaera duten zenbait zeregin errazteko, artxibo-prozedurak, modu homogeneoan ezarri beharko lirateke udal guztietan.
Nafarroan, dokumentuen tratamendu artxibistikoari eskainitako “Jardunbide Egokien Gidaren IV. kapituluan”, berariaz ezartzen da honako hau: «Post-it-ak edo ohar informalak dituzten beste edozein paper egotea saihestuko dela. Erreferentzia horiek izapidetzerako garrantzia badute, espedientean txertatuko dira» (NAO 132º zk. – 2023/06/23). Gidak, artxibo guztietan dokumentuen kudeaketarako jarraibide komunak ezartzearen garrantzia nabarmentzen du. Post-itaren erabilera normalizazio artxibistikoarekin lotzeko aukera ematen du, hau da, zeregin jakin batzuetarako tresna lagungarri izan daitekeen arren, informala eta erraz bereizteak arriskuan jar ditzake espedientearen koherentzia, osotasuna eta trazabilitatea, batez ere, informazio garrantzitsua badu. Beraz, kontserbazioaren ikuspegitik, erabilera behin-behineko egoeretara mugatu behar da, eta jatorrizko dokumentuei zuzenean atxikitzea saihestu, bereziki dokumentazio historikoa baldin bada.
Mendigorriako artxiboan, kutxetan jarritako post-itak, batez ere, sailkapen-koadro zaharrari dagokion serieari egiten diote erreferentzia. Halaber, kaxen edukia adierazteko ohar batzuk ere identifikatu dira. Elementu horiek bulego-artxiboan erabili izan dira espedienteak izapidetzen ari ziren bitartean edo itxi berriak zirenean, behin-behineko identifikazio eta kokapen-tresna gisa. Hala ere, kutxen deskribapen-lanak egin bitartean, espediente bakoitzari Nafarroako Gobernuak onartutako azken sailkapen-taulan agertzen den seriea esleitzen zaio. Beraz, identifikazio formal hori egin ondoren, post-it-ek jatorrizko funtzioa betetzeari utzi egingo diote eta kendu egin daitezke.
Laura Sanchez
Mendigorria Artxiboak